送り状（配送伝票）とは、送り主や届け先の情報を記入して荷物に貼付する伝票のことをいいます。記入や貼付を間違えると配送遅延や誤出荷を招くため、取り扱いには注意が必要です。
本記事では、送り状（配送伝票）について解説すると共に、納品書との違いや荷物を送るときの注意点を解説します。
目次
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１送り状(配送伝票)とは？
送り状とは、荷物を送る際に必要な情報を記入し荷物に貼付する伝票のことで、配送伝票とも呼ばれます。送り状に送り主や届け先の住所、荷物の中身の品名などを記載することで、正しい届け先へ安全かつ確実に荷物を届けることができます。
送り状の形式は宅配業者によって異なりますが、記載内容はおおむね同じです。
送り状の作成は難しくありませんが、記入や貼付を間違えると配送遅延や誤出荷の原因となるため、ミスの発生を予防するシステムやマニュアルづくりが大切です。
なお、企業によっては送り状の作成だけでなく「納品書」や「カバーレター（送付状）」の作成と同封を行うことがあります。
納品書との違い
送り状と納品書は、目的に違いがあります。
- 送り状：荷物を正しく取り扱い、正確に届けることが目的
- 納品書：届いたものが契約通りに納品されたかどうか確認することが目的
納品書とは、荷物の内容や個数、金額を届け先に対して通知するための書類のことで、送り状よりも詳細な情報を記載します。納品書の同封に法的義務はありませんが「荷物や契約内容の確認」を目的としているのが一般的です。
最近では、ペーパーレスによる納品書のデジタル化も進んでおり、Web上で確認するケースもあります。荷物を受け取った側は、納品書と荷物を照らし合わせながら、配送内容に間違いがないか確認することができます。
荷札との違い
物流業界でよく使われている「荷札」とは、送り状のことです。
他にも「配送伝票」「送り状伝票」「伝票」と呼ばれることがありますが、すべて同じものを指しています。
２送り状の種類
送り状には、大きく分けて以下３つの種類があります。
- 発払い伝票
- 着払い伝票
- 代引伝票
発払い伝票
発払い伝票とは、送り主が送料を負担する際に使用する伝票のことで、元払い伝票と呼ばれることもあります。国内の配送業者すべてが発払い伝票を取り扱っているため、配送手段を用途に合わせて選べる点がメリットです。
着払い伝票
着払い伝票とは、届け先が送料を負担する際に使用する伝票のことです。
配送業者によって扱いが異なり、着払いを選択すると手数料が発生するケースもあります。
また、発払い伝票と比較して配送手段が制限されることがあります。なお、発払い伝票と着払い伝票は、見分けがつきやすいように伝票の色が異なることが一般的です。
代引伝票
代引伝票とは、配送業者が送り主に代わって送料や取引料金などの代金を回収する「代引き」に利用する伝票のことです。
代引きは、送り主が届け先から代金を確実に回収できることに加え、届け先も代金支払い後に商品が届かないというトラブルを回避できます。
代引伝票を利用する際は、代引き手数料が発生します。配送業者によって対応内容は異なりますが、送り主と届け先のどちらが代引き手数料を支払うのか選択できることが一般的です。
３送り状の記載内容
配送業者によって送り状の形式は異なりますが、一般的に以下の内容を記載します。
- 送り主の郵便番号、住所、電話番号、氏名
- 届け先の郵便番号、住所、電話番号、氏名
- お届け希望日、時間帯
- 荷物の品名
これらは、国内の配送業者によって記載内容が異なるケースがあります。
例えば、ヤマト運輸株式会社が提供する宅急便の送り状には、ゴルフクラブの本数やプレー日、飛行機の搭乗日を記載する欄があります。これは、同社が提供するゴルフ宅急便サービスを利用する際に記載が必要な独自の内容です。
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４送り状の取り扱い注意点
送り状を取り扱う際の注意点は、主に以下の６つです。
- 記入内容の漏れやミスに気をつける
- 商品名を具体的に記入する
- 送り状の貼付間違いに気をつける
- システム導入で人的ミスを削減する
- 梱包作業をマニュアル化する
- ダブルチェックでミスを防止する
記入内容の漏れやミスに気をつける
送り状の記入漏れやミスは、配送遅延や誤出荷、配送中の事故につながる可能性があるため、慎重な取り扱いが必要です。住所の記入ミスにより誤った場所へ届いてしまうと、情報漏洩による信用問題に発展することもあります。
手作業で送り状を記入すると人的ミスが発生しやすくなるため、可能な限りシステム化してミスの削減に努めましょう。ただし、システムへ入力する際も入力漏れやミスが発生する可能性があるため、チェック体制を強化することも重要です。
商品名を具体的に記入する
例えば、デジタルカメラを出荷する場合は「デジタルカメラ」の品名とともに「バッテリーの有無」も記載が必要です。
バッテリーにリチウムイオン電池が使用されていると危険物に該当するため、法律によって輸送手段が制限されます。「カメラ」だけの記載だと配送業者は危険物かどうか判断できず、配送遅延や事故につながります。
場合によっては送り主が損害賠償を請求される可能性もあるため、トラブル回避のためにも、品名は正確に記入することが求められます。
送り状の貼付間違いに気をつける
送り状の貼付間違いによって、誤った場所に荷物が届くと、個人情報の漏洩や配送遅延といったトラブルにつながります。特に、日々の出荷が多く、送り状を大量に扱う場合は注意しなくてはなりません。
送り状の貼付間違いが発生するリスクがある場合は、ダブルチェックや自動化システムを取り入れて、取り扱う体制を整えましょう。
システム導入で人的ミスを削減する
WMS（倉庫管理システム）を導入することで、出荷に伴う手作業を削減し、人的ミスの発生を抑制できます。WMS（倉庫管理システム）とは、在庫管理や入出荷管理、帳票出力の機能など、倉庫内の業務を効率化するためのシステムです。
送り状の発行機能が搭載されているWMSを導入すると、送り状データを作成するだけで、出荷検品から送り状の発行まで自動化できるため、貼付間違いの削減が可能です。
ただし完全自動化は難しく、送り状の元データ作成や出荷指示業務など、人の手が必要となる作業もあります。
梱包作業をマニュアル化する
荷物の梱包作業をマニュアル化することで人的ミスの予防につながります。
中小規模のECショップでは、入荷から出荷までを手作業で行うケースがあります。このとき、送り状の貼付ミスが起きる可能性が考えられます。
こうした人的ミスを削減するには、梱包作業を行うスペースや動線を確保し、スタッフ全員が同じ手順で作業ができるようにマニュアル化しましょう。確実にミスを防ぎたい場合は、ダブルチェック体制を導入したりと、ミスを見つけやすい環境づくりも大切です。
また、マニュアルの作成だけでなく遵守する意識づけも必要です。
ダブルチェックでミスを防止する
徐々に作業に慣れてくると、ミスがないだろうという意識で検品してしまい、検品漏れが発生する可能性があります。そのため、ダブルチェックの手順もマニュアル化し、順守する意識づけを行うことで防止することが大切です。
５まとめ：送り状(配送伝票)を正しく取り扱いミスを防ごう
送り状（配送伝票）とは、荷物を正確に届けるための伝票で、送り主と届け先の住所だけでなく、荷物の取り扱い方法や輸送手段を判別するために必要な品名などを記載します。
記載や貼付を間違えると、誤出荷や配送遅延、思わぬ事故につながるため、送り状の取り扱いには十分な注意が必要です。
ミス防止のためには、WMSなどのシステム導入や作業のマニュアル化が必要ですが、自社物流での対応が難しい場合は、物流業務のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
当社では、長年の経験をもとにしたノウハウを生かし、誤出荷率0.0016%以下の実績をもつ、物流代行サービスを提供しております。送り状や出荷に関わる品質改善をしたい場合は、お気軽にお問い合わせください。
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